Chuẩn bị dữ liệu nhân sự trước khi vận hành hệ thống nhà ăn

Nhiều sự cố trong tuần đầu vận hành nhà ăn thông minh không nằm ở thiết bị mà ở dữ liệu nhân sự. Nhân viên không đăng nhập được, khuôn mặt không được nhận diện, hoặc báo cáo không chia được theo phòng ban đều bắt nguồn từ file nhân sự nhập vào hệ thống.

Bài viết tổng hợp các trường dữ liệu cần có, cách chuẩn bị ảnh khuôn mặt và thứ tự cấu hình danh mục trước ngày vận hành chính thức, dựa trên yêu cầu thực tế từ các dự án nhà ăn nhà máy.

Bảy trường dữ liệu nhân sự

Trong một dự án nhà máy, file nhập dữ liệu nhân sự được thống nhất với bảy trường. Mỗi trường phục vụ một mục đích cụ thể trong đăng nhập, nhận diện hoặc báo cáo.

• Plant (nhà máy): tách dữ liệu khi doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc nhiều khu sản xuất
• Department (phòng ban): dùng để lọc và thống kê suất ăn
• Section (bộ phận): cấp chi tiết hơn phòng ban, phù hợp với tổ chức theo xưởng hoặc tổ
• Mã chi phí: dùng khi phân bổ chi phí suất ăn về từng trung tâm chi phí
• Position (chức vụ): phân biệt các nhóm nhân sự
• Mã nhân viên: khóa chính, dùng làm tên đăng nhập và để ghép ảnh khuôn mặt
• Tên nhân viên: hiển thị trên màn hình tại quầy khi nhận món

Mã nhân viên là khóa của toàn hệ thống

Công nhân nhà máy thường không có email công ty. Vì vậy màn hình đăng nhập và màn hình tạo người dùng được đổi từ địa chỉ email sang tên đăng nhập, với tên đăng nhập mặc định là mã nhân viên. Nhân viên đăng nhập bằng mã số của mình với mật khẩu mặc định được cấp, sau đó tự đổi mật khẩu trong phần tài khoản.

Mã nhân viên cũng là trường chung để ghép dữ liệu nhân sự với thư mục ảnh. Nếu một mã bị trùng, hoặc định dạng mã trong file Excel khác với tên file ảnh, hệ thống sẽ không ghép đúng người với khuôn mặt.

Chuẩn bị ảnh khuôn mặt

Ảnh khuôn mặt được đặt trong một thư mục và ghép với nhân sự theo mã nhân viên. Thực tế thư mục ảnh thường được tích lũy qua nhiều năm và chứa cả ảnh của người đã nghỉ việc, trong khi file Excel chỉ gồm nhân sự đang làm việc và được cập nhật mới nhất. Nguyên tắc là file Excel nhân sự đang hoạt động là nguồn chuẩn, thư mục ảnh chỉ được dùng để ghép theo danh sách đó.

• Đặt tên file ảnh theo đúng mã nhân viên
• Lọc ra nhân sự có trong Excel nhưng chưa có ảnh để chụp bổ sung
• Không đưa ảnh của người đã nghỉ việc vào lần nhập
• Dùng ảnh chính diện, rõ mặt, vì khi nhận món nhân viên cũng nhìn thẳng vào máy

Cấu hình danh mục trước khi thêm người dùng

Ngoài nhân sự, quản trị cần tạo sẵn các danh mục mà người dùng sẽ chọn khi đặt món. Tài liệu hướng dẫn sử dụng đi theo thứ tự sau.

1. 1Tạo ca làm việc
2. 2Tạo danh mục món ăn
3. 3Tạo các line xếp hàng nhận món
4. 4Thêm món ăn vào thư viện
5. 5Thêm nhân viên
6. 6Tạo thực đơn cho từng tuần, từng ngày, từng ca

Tên ca và tên món nên đặt theo cách công nhân đang gọi. Trong một dự án, tên ca được đổi thành Ca trưa, Ca chiều, Ca đêm và Ca 15h, tên món được đặt thành Combo 1, Combo 2, Món cải thiện và Món chay. Hệ thống cho phép một người đặt nhiều suất trong một ngày, mỗi ca một suất, nên danh mục ca cần khớp với lịch làm việc thực tế.

Giữ dữ liệu cập nhật sau khi vận hành

Danh sách nhân sự thay đổi liên tục do tuyển mới và nghỉ việc. Quản trị có thể thêm lẻ từng nhân viên trên web, hoặc dùng API tích hợp để tự động đồng bộ nhân viên hiện tại, nhân viên mới và nhân viên vừa nghỉ việc kèm hình ảnh. Thiết bị tại quầy sau đó đồng bộ danh sách người dùng từ máy chủ.

Nên thống nhất người chịu trách nhiệm cập nhật ngay từ đầu. Người đã nghỉ việc chưa bị gỡ vẫn còn tài khoản đặt món, còn người mới chưa được thêm sẽ không nhận được suất tại quầy.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc đủ bảy trường dữ liệu không?

Bảy trường này là yêu cầu đã thống nhất trong một dự án thực tế. Mã nhân viên và tên phục vụ đăng nhập và hiển thị tại quầy, các trường còn lại phục vụ lọc, báo cáo và phân bổ chi phí.

Công nhân không có email thì đăng nhập bằng gì?

Tên đăng nhập là mã nhân viên, hệ thống không dùng email. Nhân viên đổi mật khẩu sau khi đăng nhập lần đầu.

Thư mục ảnh có cả người đã nghỉ việc thì sao?

Ảnh chỉ được dùng khi khớp mã với danh sách nhân sự đang hoạt động. Nhân sự đang làm việc nhưng thiếu ảnh cần được chụp bổ sung trước ngày vận hành.

Có thể lấy dữ liệu tự động từ phần mềm nhân sự không?

Có, thông qua API tích hợp đồng bộ nhân viên hiện tại, nhân viên mới và nhân viên nghỉ việc kèm hình ảnh. Nhà máy cũng có thể thêm lẻ từng người trên web.