Quản lý phiếu cầm đồ: lãi, gia hạn, chuộc đồ và thanh lý

Khác với giao dịch mua bán kết thúc ngay tại quầy, một phiếu cầm đồ kéo dài từ lúc lập phiếu đến khi khách chuộc, gia hạn hoặc tiệm thanh lý tài sản. Sổ tay khó theo dõi phiếu nào sắp đến hạn, phiếu nào đã quá hạn và khoản thu của từng phiếu.

Bài viết trình bày vòng đời của phiếu cầm trên phần mềm và các quy tắc nghiệp vụ nên được phần mềm kiểm tra thay vì để nhân viên tự nhớ.

Lập phiếu cầm: định giá theo chỉ

Tài sản cầm được cân khô và ghi trọng lượng theo chỉ, quy đổi từ gram với 1 chỉ = 3,75 g. Hàm lượng đo bằng cân nước, ví dụ 75%, được ghi cùng tuổi vàng như 18K hoặc 24K, quy đổi tự động hoặc do nhân viên nhập tay.

Nhân viên định giá bằng cách nhập đơn giá cầm theo đồng trên chỉ. Phần mềm tự tính các trường còn lại:

• Trọng lượng (chỉ): lấy từ cân và quy đổi sang chỉ
• Đơn giá cầm (đ/chỉ): nhân viên định giá và nhập
• Tổng tiền cầm = Trọng lượng (chỉ) x Đơn giá cầm (đ/chỉ), chỉ đọc
• Nhân viên thực hiện: mặc định là tài khoản đang đăng nhập, không chọn người khác

Trường nhân viên thực hiện được cố định để mỗi phiếu gắn đúng người chịu trách nhiệm. Khách hàng tạo mới ngay trong lúc lập phiếu phải được lưu vào danh sách khách hàng chung của tiệm.

Hạn mức cho một phiếu cầm

Phiếu cầm được giới hạn bởi hạn mức cấu hình trong phần mềm. Với hạn mức 200.000.000 đồng, phiếu có giá trị vượt mức này bị chặn ngay khi tạo.

Quy tắc được phần mềm kiểm tra trên từng phiếu, nên không phụ thuộc vào việc nhân viên nhớ con số hạn mức.

Gia hạn và chuộc đồ

Khi khách quay lại, nhân viên mở lại phiếu và chọn Gia hạn hoặc Chuộc tài sản. Lãi suất thuộc phần cấu hình do chủ tiệm quản lý.

Khi chuộc, số tiền thu phải khớp công thức Tổng thu = Tiền gốc + Tiền lãi. Đây là điểm cần kiểm tra kỹ khi chạy thử, vì sai số tiền nằm trong nhóm lỗi ưu tiên xử lý trước.

Hủy phiếu phải có lý do

Hủy phiếu là thao tác nhạy cảm vì phiếu cầm gắn với tiền mặt đã chi cho khách. Phần mềm áp các quy tắc sau:

• Bắt buộc chọn lý do hủy từ danh mục lý do
• Nếu chọn lý do khác, phải nhập lý do cụ thể trước khi xác nhận hủy
• Không cho hủy phiếu đã gia hạn, đã chuộc hoặc đã thanh lý

Danh mục lý do hủy được quản lý trong phần Danh mục. Nhờ vậy mọi trường hợp hủy đều có căn cứ ghi nhận cụ thể khi chủ tiệm tra lại.

Thanh lý sau thời gian ân hạn

Phiếu quá hạn không được thanh lý ngay. Thanh lý chỉ được phép sau ngày đến hạn cộng 10 ngày ân hạn, và phần mềm chặn thao tác nếu phiếu chưa đủ điều kiện.

Thao tác thanh lý chỉ gồm chọn phiếu và xác nhận, không có trường giá thanh lý vì trường này không thuộc nghiệp vụ của tiệm. Khi có nhiều phiếu đủ điều kiện, người dùng chọn nhiều phiếu bằng ô đánh dấu và thanh lý hàng loạt trong một thao tác, có bước xác nhận lại để tránh nhầm.

Theo dõi phiếu quá hạn và phân quyền

Chuông thông báo trên phần mềm nhắc các phiếu cầm quá hạn để xử lý kịp thời. Tiệm không phải rà sổ hằng ngày để tìm phiếu cần xử lý.

Theo phân quyền mặc định, nhóm Cầm đồ thuộc quyền chủ tiệm, cửa hàng trưởng và nhân viên không truy cập nhóm này. Mọi thao tác trong phần mềm đều được ghi nhật ký.

Câu hỏi thường gặp

Có thể thanh lý phiếu ngay sau ngày đến hạn không?

Không. Thanh lý chỉ được phép sau ngày đến hạn cộng 10 ngày ân hạn.

Tổng tiền cầm có sửa tay được không?

Không. Tổng tiền cầm bằng trọng lượng theo chỉ nhân đơn giá cầm và hiển thị ở dạng chỉ đọc. Muốn thay đổi tổng tiền, nhân viên sửa đơn giá cầm.

Phiếu đã gia hạn có hủy được không?

Không. Phần mềm không cho hủy phiếu đã gia hạn, đã chuộc hoặc đã thanh lý.

Khi thanh lý có cần nhập giá thanh lý không?

Không. Thao tác thanh lý chỉ gồm chọn phiếu đủ điều kiện và xác nhận.