Một danh sách nhân sự cho kiểm soát ra vào, nhà ăn và bãi xe

Nhiều nhà máy vận hành kiểm soát ra vào, nhà ăn và bãi xe bằng ba hệ thống riêng, mỗi hệ thống giữ một danh sách nhân sự. Khi có người mới vào làm hoặc nghỉ việc, bộ phận nhân sự phải cập nhật ở ba nơi, và chỉ cần sót một nơi là người đã nghỉ vẫn còn quyền qua cổng hoặc nhận suất ăn.

Sol26 Access, Sol26 Canteen và Sol26 Parking chạy trên cùng một nền tảng và dùng chung một danh sách nhân sự. Bài viết mô tả cách danh sách được đồng bộ, được dùng ở từng điểm và được phân quyền cho từng bộ phận.

Vấn đề của ba danh sách tách rời

• Nhân viên mới phải chờ cấp quyền ở từng hệ thống
• Người đã nghỉ việc vẫn còn quyền ra vào hoặc quyền nhận suất ăn
• Ảnh khuôn mặt phải đăng ký nhiều lần trên nhiều loại thiết bị
• Dữ liệu ra vào, suất ăn và gửi xe nằm ở ba nơi khác nhau

Đồng bộ từ nguồn dữ liệu nhân sự

Nền tảng có API tích hợp và tự động đồng bộ dữ liệu nhân viên hiện tại, nhân viên mới và nhân viên vừa nghỉ việc, kèm hình ảnh tương ứng. Nguồn dữ liệu là phần mềm quản lý nhân sự mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Việc tích hợp cần nhà cung cấp phần mềm nhân sự hoặc thiết bị phần cứng cung cấp tài liệu API hoặc SDK. Điều kiện này cần được làm rõ ngay từ giai đoạn khảo sát.

Một hồ sơ, ba điểm sử dụng

Tại cổng

Thiết bị Face ID tại làn đi bộ nhận diện nhân viên và người lạ, cấp phép và quản lý thời gian ra vào. Màn hình tại phòng bảo vệ hiển thị thông tin chủ nhân của thẻ hoặc khuôn mặt cùng số xe.

Tại nhà ăn

Nhân viên xác thực bằng khuôn mặt hoặc mã QR tại quầy. Hệ thống kiểm tra trùng lặp để mỗi người chỉ nhận một suất, và báo lỗi nếu người đó chưa đăng ký hoặc nhận sai món.

Tại bãi xe

Khi xe ra, phần mềm hiển thị ảnh và biển số lúc vào, đồng thời tự động đối chiếu khi một người có nhiều xe. Với khu dân cư, dữ liệu cư dân về biển số, họ tên, thẻ và căn hộ được đồng bộ với ban quản lý tòa nhà.

Khi một người nghỉ việc, hồ sơ được cập nhật một lần từ nguồn dữ liệu và thay đổi áp dụng cho cả cổng, nhà ăn và bãi xe.

Kiến trúc triển khai

Phần mềm dịch vụ chạy trên máy chủ của doanh nghiệp, có thể là máy chủ vật lý hoặc máy chủ ảo, hoặc triển khai trên cloud. Thiết bị tại cổng và tại quầy kết nối về máy chủ qua MQTT broker và web server, sử dụng các cổng 1883/TCP và 443/TCP.

Sơ đồ bảo mật gồm tường lửa giữa các lớp, bộ cân bằng tải và lớp kiểm soát truy cập theo vai trò. Chức năng sao lưu thời gian thực đồng bộ dữ liệu từ máy chủ xuống máy trạm, để thiết bị tại quầy vẫn dùng được dữ liệu khi mất kết nối mạng.

Phân quyền theo bộ phận

Dùng chung danh sách không có nghĩa mọi bộ phận thấy mọi dữ liệu. Mỗi nhóm tài khoản chỉ được truy cập phần việc của mình.

• Quản trị: quản lý danh sách nhân sự, cấu hình thiết bị và tài khoản
• Bảo vệ: theo dõi cổng và bãi xe, xử lý thủ công các trường hợp ngoại lệ
• Nhà bếp: theo dõi lượt nhận suất ăn và số lượng món còn lại theo từng nhóm
• Người dùng: đăng ký suất ăn theo ngày hoặc theo tuần trên ứng dụng web

Thứ tự triển khai

Không cần triển khai ba phân hệ cùng lúc. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với cổng và bãi xe, sau đó bổ sung nhà ăn trên cùng danh sách nhân sự.

1. 1Chốt nguồn dữ liệu nhân sự và phương thức tích hợp API
2. 2Đồng bộ danh sách và hình ảnh nhân viên lần đầu
3. 3Cấu hình tài khoản cho quản trị, bảo vệ và nhà bếp
4. 4Lắp đặt thiết bị tại cổng và bãi xe
5. 5Bổ sung thiết bị tại quầy khi triển khai Sol26 Canteen
6. 6Chạy thử, đào tạo và bàn giao

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc triển khai cả ba hệ thống không?

Không. Sol26 Access có thể triển khai riêng, sau đó tích hợp với bãi xe và nhà ăn khi cần mà vẫn dùng chung danh sách nhân sự.

Nhân viên nghỉ việc được cập nhật như thế nào?

API tự động đồng bộ nhân viên hiện tại, nhân viên mới và nhân viên vừa nghỉ việc từ nguồn dữ liệu nhân sự. Thay đổi được cập nhật trên nền tảng chung thay vì sửa tay từng hệ thống.

Dữ liệu được lưu ở đâu?

Trên máy chủ vật lý hoặc máy chủ ảo của doanh nghiệp, hoặc trên cloud, tùy mô hình triển khai.

Mất mạng thì quầy nhà ăn có dừng hoạt động không?

Với chức năng sao lưu thời gian thực, dữ liệu được đồng bộ sẵn xuống máy trạm nên thiết bị tại quầy vẫn dùng được dữ liệu khi mất kết nối.