Đổi vàng và mua vàng vụn: ghi nhận tồn kho thế nào cho đúng

Trong tiệm vàng, sai lệch tồn kho thường không đến từ giao dịch bán mà từ các giao dịch hai chiều: khách đổi món cũ lấy món mới, bán lại vàng vụn hoặc mang nhẫn đến thêm, cắt ni. Khi ghi sổ tay, những giao dịch này dễ chỉ được ghi chiều tiền mà bỏ sót chiều hàng.

Bài viết mô tả cách mỗi loại giao dịch nên tác động lên kho, công thức tính tiền dùng chung và những thông tin lịch sử kho cần lưu để đối chiếu.

Nguyên tắc chung: mỗi giao dịch sinh một dòng lịch sử kho

Mọi thay đổi tồn kho phải sinh ra từ một giao dịch cụ thể, không chỉnh số tồn bằng tay. Mỗi dòng lịch sử kho ghi loại biến động như Nhập hoặc Bán, món hàng, trọng lượng và người thực hiện.

Đơn vị cũng phải thống nhất. Tiền tính bằng VND, trọng lượng tính bằng chỉ với 1 chỉ = 3,75 g, làm tròn đến 3 chữ số thập phân. Khi cân trả về gram, phần mềm quy đổi ngay và mọi màn hình liên quan chỉ hiển thị trọng lượng theo chỉ.

Bán lẻ và mua vàng từ khách

Giao dịch bán làm giảm tồn kho của món được bán và sinh một dòng lịch sử loại Bán. Nhân viên chọn khách, quét mã trên tem sản phẩm, phần mềm tính tiền công theo loại trang sức rồi tạo hóa đơn.

Giao dịch mua vàng từ khách đi theo chiều ngược lại: phần mềm sinh một mã hàng mới và ghi lịch sử kho loại Nhập. Khi tạo giao dịch mua, nhân viên chọn nhóm sản phẩm từ danh mục và nhập tên sản phẩm, để món hàng được phân loại đúng và hiển thị rõ trong danh sách phiếu.

Khi khách mang lại món đã mua tại tiệm, quét mã sản phẩm cần hiển thị đúng loại vàng lấy từ dữ liệu sản phẩm gốc, ví dụ 18K hoặc 24K.

Đổi vàng: tác động hai chiều trong một phiếu

Đổi vàng là giao dịch dễ sai nhất khi ghi tay, vì cùng lúc có hàng vào và hàng ra. Trên phần mềm, một phiếu đổi vàng thực hiện đồng thời hai việc: nhập món cũ vào kho và trừ tồn món mới.

• Box Vàng thu vào: mô tả sản phẩm, trọng lượng theo chỉ và đơn giá theo loại vàng của món cũ
• Box Vàng bán ra: món mới, trọng lượng và đơn giá theo loại vàng tương ứng
• Đơn giá của hai box lấy theo bảng giá đang áp dụng tại thời điểm lập phiếu
• Số tiền chênh lệch do hệ thống tính và bị khóa ở bước thanh toán

Khóa số tiền chênh lệch là điểm quan trọng. Nếu nhân viên được sửa tay, phiếu có thể đúng về hàng nhưng sai về tiền, và mở ra kẽ hở gian lận.

Mua vàng vụn

Vàng vụn được cân, xác định tuổi vàng và tính giá theo đơn giá áp dụng tính bằng đồng trên chỉ. Giống giao dịch mua, phiếu mua vàng vụn sinh mã hàng mới và nhập kho.

Giá thu mua cần trừ hao hụt theo đúng tỷ lệ tiệm đang áp dụng cho từng loại vàng và tuổi vàng. Công thức hao hụt nên được rà soát với thực tế của tiệm trước khi dùng, vì đây là chỗ giá thu mua dễ lệch với cách tính quen thuộc tại quầy.

Thêm và cắt ni

Phiếu thêm hoặc cắt ni không bán món hàng nhưng làm thay đổi trọng lượng vàng. Phiếu cần đủ các trường sau để tính đúng tiền khách trả thêm hoặc tiền tiệm hoàn lại:

1. 1TL trước (chỉ): trọng lượng trước gia công, nhập tay hoặc lấy từ cân
2. 2TL sau (chỉ): trọng lượng sau gia công
3. 3TL chênh lệch (chỉ) = TL sau - TL trước, chỉ đọc
4. 4Đơn giá áp dụng (đ/chỉ): tự lấy theo giá bán hiện tại của loại vàng, không sửa tay
5. 5Giá trị vàng chênh lệch = TL chênh lệch x Đơn giá áp dụng

Nếu TL sau lớn hơn TL trước, giá trị chênh lệch là số tiền khách trả thêm. Nếu nhỏ hơn, đó là số tiền tiệm hoàn lại cho khách.

Công thức tính tiền và lịch sử kho

Các giao dịch mua, bán, đổi vàng, mua vàng vụn và chỉnh ni dùng chung một công thức gốc: Thành tiền = Trọng lượng (chỉ) x Đơn giá (đ/chỉ), cộng hoặc trừ phụ phí, hao hụt hoặc tiền công gia công nếu có. Công thức cần được kiểm thử với các giao dịch thực tế trước khi dùng chính thức.

Màn hình lịch sử xuất nhập kho nên cho mở chi tiết từng dòng: sản phẩm, số lượng, trọng lượng, đơn giá, nhà cung cấp, nhân viên thực hiện và thời gian. Màn hình tồn kho cần có số lượng tồn, còn chi tiết sản phẩm cần có giá vốn, ngày nhập kho, nhà cung cấp và nhân viên nhập.

Định kỳ, chức năng kiểm kê kho dùng để đếm hàng thực tế và đối chiếu với số tồn trên hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

Mua vàng từ khách có nhập vào mã hàng đang có không?

Không. Mỗi giao dịch mua sinh một mã hàng mới và một dòng lịch sử kho loại Nhập.

Phiếu đổi vàng có cần tách thành hai giao dịch mua và bán không?

Không cần. Một phiếu đổi vàng đã nhập món cũ và trừ tồn món mới, đồng thời tính số tiền chênh lệch.

Vì sao không cho sửa số tiền chênh lệch khi đổi vàng?

Số tiền này được tính từ trọng lượng và đơn giá của hai box. Cho sửa tay dễ gây sai lệch số liệu và tạo kẽ hở gian lận.

Có cần hiển thị trọng lượng theo gram không?

Không. Cân trả về gram nhưng phần mềm quy đổi sang chỉ ngay khi cân, và các màn hình chỉ hiển thị theo chỉ để tránh nhầm đơn vị.