Chuyển tiệm vàng từ sổ tay sang phần mềm quản lý theo từng bước

Nhiều tiệm vàng vẫn ghi giao dịch, phiếu cầm và tồn kho bằng sổ tay. Cách làm này chạy được khi tiệm nhỏ, nhưng khó đối chiếu khi số giao dịch tăng, khi có nhiều nhân viên và khi cần tìm lại một phiếu cầm cũ.

Chuyển sang phần mềm là thay đổi thói quen của cả tiệm. Bài viết chia quá trình thành các bước, mỗi bước có điểm kiểm tra trước khi sang bước tiếp theo.

Bước 1: Chuẩn bị máy và trình duyệt

Sol26 Gold chạy trên trình duyệt. Tiệm nên dùng Chrome, Edge hoặc Cốc Cốc bản mới trên máy tính tại quầy, còn điện thoại và máy tính bảng cũng dùng được vì giao diện tự điều chỉnh.

Trước khi nhập dữ liệu thật, cần thống nhất những máy nào sẽ dùng phần mềm tại quầy và ai được đăng nhập trên từng máy.

Bước 2: Làm quen trên dữ liệu mẫu

Lần đầu mở phần mềm, hệ thống nạp sẵn dữ liệu mẫu gồm nhân viên, khách hàng, hàng hóa, giao dịch mua bán, phiếu đổi vàng, phiếu vàng vụn, phiếu thêm cắt ni và phiếu cầm. Mọi người trong tiệm nên thao tác trên dữ liệu mẫu trước và chưa dùng để ghi sổ thực tế.

Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản của mình và đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu, tối thiểu 6 ký tự.

Bước 3: Nhập dữ liệu ban đầu

Dữ liệu ban đầu nên được nhập theo thứ tự sau:

1. 1Loại vàng và giá mua vào, bán ra theo chỉ
2. 2Danh mục nhóm sản phẩm, tiền công và lý do hủy phiếu
3. 3Hàng tồn thực tế, mỗi món có mã hàng và tem
4. 4Danh sách nhân viên và phân quyền

Sau khi nhập hàng tồn, dùng chức năng kiểm kê kho để đếm thực tế và đối chiếu với số tồn trên hệ thống. Chỉ chuyển sang bước tiếp theo khi hai con số khớp.

Bước 4: Làm sạch hồ sơ khách hàng

Sổ tay thường có một khách được ghi nhiều lần với cách viết tên khác nhau. Trên phần mềm, số CCCD và số điện thoại là hai trường dùng để nhận diện khách: khi nhập trùng, phần mềm cảnh báo để nhân viên kiểm tra lại trước khi lưu.

• Tạo hồ sơ từ căn cước bằng máy quét QR thay vì gõ tay
• Không bỏ qua cảnh báo trùng CCCD hoặc số điện thoại
• Khách tạo mới ngay trong giao dịch mua, đổi vàng, mua vàng vụn hoặc cầm đồ phải xuất hiện trong danh sách khách hàng chung

Hồ sơ sạch là điều kiện để tra đúng lịch sử giao dịch và phiếu cầm của từng khách.

Bước 5: Kết nối thiết bị và đào tạo theo vai trò

Thiết bị tại quầy gồm cân điện tử, máy quét, máy in hóa đơn và máy in tem. Với cân, cần kiểm tra trọng lượng được quy đổi đúng sang chỉ theo tỷ lệ 1 chỉ = 3,75 g và làm tròn đến 3 chữ số thập phân.

Đào tạo nên chia theo vai trò. Nhân viên tập trung vào sáu trang tại quầy, cửa hàng trưởng học thêm phần kho và báo cáo, còn chủ tiệm học cập nhật giá, danh mục, cầm đồ, cài đặt và sao lưu. Quy trình hằng ngày cần nắm gồm tạo giao dịch bán, tạo giao dịch mua, lập phiếu cầm, gia hạn hoặc chuộc, kiểm kê kho và theo dõi chuông thông báo.

Bước 6: Chạy song song rồi chuyển hẳn

Trong giai đoạn chạy song song, tiệm vẫn ghi sổ tay và nhập đồng thời vào phần mềm. Cuối mỗi ngày, đối chiếu tiền, tồn kho và phiếu cầm giữa hai nguồn. Các sai lệch cần báo trước tiên là sai số tiền, sai tồn kho và lọt quyền truy cập.

Mỗi góp ý hoặc lỗi nên ghi rõ màn hình đang thao tác, hành động đã làm, kết quả thực tế, kết quả mong muốn và ảnh chụp màn hình. Khi các lần đối chiếu liên tiếp khớp, tiệm chuyển hẳn sang phần mềm.

Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu giao dịch, tồn kho và phiếu cầm là tài sản của tiệm. Chủ tiệm nên vào Cài đặt cửa hàng, mục Sao lưu dữ liệu, xuất file sao lưu định kỳ và lưu một bản ở nơi khác ngoài máy tại quầy.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm chạy trên trình duyệt nào?

Sol26 Gold chạy trên trình duyệt, nên dùng Chrome, Edge hoặc Cốc Cốc bản mới. Điện thoại và máy tính bảng cũng dùng được.

Nên chạy song song sổ tay và phần mềm bao lâu?

Không có con số cố định. Tiệm chuyển hẳn khi các lần đối chiếu cuối ngày về tiền, tồn kho và phiếu cầm liên tiếp khớp.

Phần mềm xử lý khách hàng bị trùng thế nào?

Phần mềm cảnh báo khi số CCCD hoặc số điện thoại trùng với hồ sơ đã có, để nhân viên kiểm tra lại trước khi lưu.

Có dùng phần mềm trên nhiều máy trong tiệm được không?

Được. Số lượng thiết bị và cách đồng bộ dữ liệu giữa các máy được thống nhất khi khảo sát triển khai cho từng tiệm.