Chọn thiết bị cho tiệm vàng khi chuyển sang dùng phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý tiệm vàng chỉ phát huy hết giá trị khi kết nối đúng thiết bị tại quầy: cân đọc trực tiếp vào phiếu, máy quét đọc căn cước khách hàng, máy in tem cho từng món hàng. Dưới đây là bộ thiết bị tối thiểu cho một quầy và thứ tự ưu tiên khi mua sắm.

Bộ thiết bị tối thiểu cho một quầy

Một quầy giao dịch cần đủ thiết bị cho ba việc: cân và định giá món hàng, nhận diện khách hàng, in chứng từ và thu tiền. Danh sách dưới đây là cấu hình tối thiểu cho một quầy.

• Cân điện tử độ chính xác 0,001 g, có cổng USB để phần mềm đọc trọng lượng trực tiếp
• Máy quét mã QR và căn cước công dân để tạo hồ sơ khách hàng nhanh và tránh nhập sai
• Máy in hóa đơn khổ 80 mm
• Két tiền mở tự động theo lệnh từ máy in hóa đơn
• Máy in tem trang sức để in mã hàng và trọng lượng cho từng món
• Màn hình hiển thị cho khách, kích thước khoảng 10 inch

Cân điện tử là thiết bị quan trọng nhất

Mọi phép tính trong tiệm vàng đều bắt đầu từ trọng lượng: thành tiền bằng trọng lượng theo chỉ nhân đơn giá theo chỉ, cộng hoặc trừ tiền công, hao hụt và phụ phí nếu có. Cân cần độ chính xác 0,001 g và cổng kết nối để phần mềm đọc số liệu trực tiếp, không qua bước ghi tay.

Một ví dụ trong nhóm này là A&D GF-303A, có cổng USB dạng Virtual COM nên cắm vào máy tính là dùng được. Các dòng cân giá rẻ hơn cũng có độ chia 0,001 g nhưng chỉ nên chọn khi đã kiểm tra khả năng kết nối với máy tính tại quầy.

Cân trả về gram, trong khi tiệm vàng giao dịch bằng chỉ. Phần mềm cần tự quy đổi ngay khi cân theo tỷ lệ 1 chỉ = 3,75 g và làm tròn đến 3 chữ số thập phân, để nhân viên không phải tự đổi đơn vị.

Máy quét QR và căn cước công dân

Máy quét dùng cho hai việc: đọc mã QR trên căn cước công dân khi tạo hồ sơ khách hàng, và quét mã trên tem sản phẩm khi bán. Lấy thông tin khách từ căn cước giúp tránh gõ sai và hỗ trợ phần mềm cảnh báo khi trùng số CCCD hoặc số điện thoại.

Máy quét có dây như Newland HR32 Marlin phù hợp cho quầy cố định, còn Winson WNI-6710g là lựa chọn 2D tiết kiệm hơn. Đọc chip trên căn cước cần đầu đọc chuyên dụng, khác với máy quét mã QR thông thường.

Máy in hóa đơn, máy in tem, két tiền và màn hình khách

Máy in hóa đơn khổ 80 mm như HPRT TP80K in chứng từ ngay khi hoàn tất giao dịch. Hóa đơn nên thể hiện đơn giá bán theo chỉ tại thời điểm giao dịch để khách đối chiếu và hạn chế khiếu nại về giá.

Két tiền loại cổng RJ11 24V, ví dụ MAKEN MK-410 hoặc EK-350, cắm vào máy in hóa đơn và mở theo lệnh in. Màn hình khách khoảng 10 inch cổng HDMI cho khách theo dõi trọng lượng, đơn giá và thành tiền trong lúc nhân viên thao tác.

Mỗi món trang sức cần một tem có mã hàng để quét khi bán và khi kiểm kho. Máy in tem 300 dpi như TSC TE310 in được chữ và mã vạch kích thước nhỏ trên tem trang sức. Xprinter XP-H500B là phương án chi phí thấp hơn.

Thiết bị kiểm tra tuổi vàng

Bộ đo tỷ trọng gắn với cân điện tử là lựa chọn kinh tế để kiểm tra tuổi vàng khi thu mua, ví dụ bộ A&D AD-1654 gắn trên cân A&D. Tiệm có nhu cầu cao hơn có thể dùng máy đo chuyên dụng như DahoMeter DH-300K.

Kết quả đo là hàm lượng, ví dụ 75%. Phần mềm nên hiển thị thêm tuổi vàng quy đổi từ hàm lượng, như 18K hoặc 24K, và cho phép nhân viên nhập tay khi cần.

Mua đợt sau: RFID cho kiểm kho

Khi lượng hàng lớn, tiệm có thể bổ sung nhóm thiết bị RFID để kiểm kho nhanh hơn thay vì quét từng tem. Nhóm này gồm:

• Đầu đọc RFID để bàn như Hopeland S120 hoặc Chafon CF601
• Máy kiểm kho cầm tay Chainway C72, hoặc C61 nếu cần tiết kiệm
• Máy in tem RFID Zebra ZD621R
• Tem RFID loại chống kim loại cho trang sức, ví dụ kích thước 60x12 mm

Toàn bộ thiết bị RFID cần đặt đúng băng tần cho phép tại Việt Nam là 918,4-923 MHz.

Phần mềm cần hỗ trợ gì để dùng thiết bị này

Phần mềm tiệm vàng nên nhận trọng lượng từ cân qua cổng USB, nhận dữ liệu từ máy quét căn cước, in tem và hóa đơn theo mẫu của tiệm, và tính trọng lượng theo đơn vị chỉ. Sol26 Gold được thiết kế để kết nối với các nhóm thiết bị kể trên.

Câu hỏi thường gặp

Có cần mua đủ toàn bộ thiết bị ngay từ đầu không?

Không. Bộ tối thiểu cho một quầy gồm cân, máy quét, máy in hóa đơn, két tiền, máy in tem và màn hình khách. Nhóm thiết bị RFID nên để đợt sau khi lượng hàng đủ lớn.

Vì sao cân cần độ chính xác 0,001 g?

Giá trị giao dịch tính bằng trọng lượng nhân đơn giá theo chỉ, nên sai lệch nhỏ trên cân chuyển thành chênh lệch tiền. Độ chia 0,001 g cũng đủ để làm tròn đến 3 chữ số thập phân khi quy đổi sang chỉ.

Máy quét QR có đọc được chip căn cước không?

Máy quét QR thông thường đọc mã QR in trên thẻ. Đọc chip cần đầu đọc chuyên dụng và là hạng mục đầu tư riêng.

Thiết bị RFID cần lưu ý gì?

Thiết bị RFID phải đặt băng tần 918,4-923 MHz cho Việt Nam, và tem gắn trang sức nên dùng loại chống kim loại.