Xử lý học viên đổi khung giờ học mà không ảnh hưởng đến lớp

Học viên đổi khung giờ là việc xảy ra thường xuyên ở trung tâm ngoại ngữ, kỹ năng và năng khiếu. Lý do có thể là lịch làm việc, lịch học ở trường hoặc học viên muốn giảm số buổi mỗi tuần.

Nếu xử lý thủ công, thay đổi của một học viên có thể làm lệch lịch cả lớp hoặc làm sai số buổi đã học. Bài viết so sánh cách xử lý thủ công với cách xử lý trên phần mềm và nêu các bước cần làm.

Các dạng đổi khung giờ thường gặp

• Học viên giảm từ hai buổi mỗi tuần xuống một buổi
• Học viên chuyển từ khung giờ này sang khung giờ khác của cùng lớp
• Học viên chuyển sang lớp khác có khung giờ phù hợp hơn

Trong các trường hợp trên, lớp học vẫn tiếp tục với lịch cũ. Chỉ lịch của riêng học viên thay đổi.

Xử lý thủ công gặp vấn đề gì

Trên bảng tính, trung tâm thường xóa tên học viên khỏi một cột ngày và thêm vào cột khác, hoặc ghi chú bên cạnh. Sau vài lần thay đổi, không còn biết chính xác học viên còn bao nhiêu buổi và sẽ học vào những ngày nào.

• Số buổi còn lại bị đếm sai sau khi đổi lịch
• Giảng viên vẫn thấy tên học viên ở buổi mà học viên không còn tham gia
• Nhân viên sửa lịch của cả lớp thay vì chỉ sửa lịch của một học viên
• Không còn dấu vết về lịch trước khi thay đổi

Nguyên tắc: thay đổi của học viên không làm thay đổi lớp

Lớp và khung giờ của lớp là lịch chung. Khi một học viên đổi lịch, chỉ phần lịch gắn với học viên đó được điều chỉnh. Các học viên khác và giảng viên không bị ảnh hưởng.

Số buổi còn lại của học viên cũng phải được giữ nguyên. Ví dụ học viên còn tám buổi trong khóa thì sau khi đổi khung giờ vẫn còn đủ tám buổi, chỉ khác ngày học.

Ví dụ: giảm từ hai buổi xuống một buổi mỗi tuần

Một lớp học vào thứ Hai và thứ Tư. Một học viên muốn chỉ học thứ Tư. Cách xử lý đúng là hủy khung giờ thứ Hai của riêng học viên này và chuyển các buổi còn lại sang các ngày thứ Tư tiếp theo.

1. 1Chọn học viên và lớp đang theo học
2. 2Chọn khung giờ cần hủy, trong ví dụ là thứ Hai
3. 3Chuyển các buổi còn lại sang ngày học của khung giờ thứ Tư
4. 4Kiểm tra lại lịch mới và số buổi còn lại của học viên
5. 5Báo lịch mới cho học viên và giảng viên phụ trách

Sau khi đổi, học viên kết thúc khóa muộn hơn vì mỗi tuần chỉ học một buổi, nhưng tổng số buổi không thay đổi. Lịch của lớp và của các học viên khác giữ nguyên.

Những lỗi cần tránh

• Xóa học viên khỏi lớp rồi thêm lại, làm mất liên kết với dữ liệu điểm danh cũ
• Sửa khung giờ của lớp khi chỉ một học viên thay đổi
• Không kiểm tra lại số buổi còn lại sau khi đổi
• Đổi lịch bên ngoài phần mềm rồi quên cập nhật vào hệ thống

Các lỗi này thường xuất hiện khi công cụ không có thao tác riêng cho việc đổi khung giờ của một học viên, buộc nhân viên phải dùng cách vòng qua.

Sol26 Edu được thiết kế để xử lý đổi khung giờ

Sol26 Edu được thiết kế để hủy một khung giờ của học viên mà không ảnh hưởng đến lớp và chuyển các buổi còn lại sang ngày học của khung giờ còn lại. Điểm danh theo buổi và số buổi đã học của từng học viên nằm trên cùng phần mềm, nên sau khi đổi lịch trung tâm vẫn theo dõi được tiến độ.

Câu hỏi thường gặp

Đổi khung giờ có làm mất dữ liệu điểm danh cũ không?

Theo cách xử lý đúng, các buổi đã học và dữ liệu điểm danh trước đó được giữ nguyên. Chỉ các buổi còn lại được chuyển sang ngày học của khung giờ còn lại.

Các học viên khác trong lớp có bị ảnh hưởng không?

Không. Sol26 Edu được thiết kế để hủy khung giờ của riêng học viên đó, lịch của lớp và các học viên khác giữ nguyên.

Tổng số buổi của học viên có thay đổi không?

Tổng số buổi giữ nguyên. Khi giảm số buổi mỗi tuần, ngày kết thúc khóa của học viên sẽ lùi lại.